Fristlose Kündigung: Was HR-Verantwortliche in KMU beachten müssen

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In einem KMU landet ein heikler Fall auf dem Tisch der HR-Verantwortlichen: Eine Mitarbeiterin soll Geld unterschlagen haben, ein Mitarbeiter bedroht Kolleginnen, oder jemand verweigert beharrlich die Arbeit. Schnell steht die Frage im Raum: Können wir fristlos kündigen? Die fristlose Kündigung ist das schärfste Instrument des Arbeitsrechts und zugleich das riskanteste. Wer sie falsch anwendet, zahlt am Ende oft mehr, als wenn er ordentlich gekündigt hätte. Dieser Beitrag zeigt HR-Abteilungen in KMU, wann eine fristlose Kündigung zulässig ist, wie man Schritt für Schritt vorgeht und welche Fehler man unbedingt vermeidet.

Fristlose Kündigung: Definition und Rechtsgrundlage

Die fristlose Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung, ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Rechtsgrundlage ist Art. 337 des Obligationenrechts (OR). Beide Seiten können fristlos kündigen: die Arbeitgeberin ebenso wie der Arbeitnehmer.

Voraussetzung ist stets ein sogenannter wichtiger Grund. Damit ist ein Umstand gemeint, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nach Treu und Glauben für die kündigende Partei unzumutbar macht. Das Gesetz formuliert das bewusst offen. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, entscheidet sich immer im Einzelfall.

Wichtig ist die Abgrenzung zur ordentlichen Kündigung. Bei dieser läuft die vertragliche oder gesetzliche Kündigungsfrist ab, der Lohn wird bis zum Ende bezahlt. Bei der fristlosen Kündigung endet das Verhältnis sofort, und genau deshalb sind die Anforderungen hoch.

Wann liegt ein wichtiger Grund vor?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts rechtfertigt nur ein besonders schweres Fehlverhalten eine sofortige Auflösung. Der Vertrauensbruch muss so gravierend sein, dass der Arbeitgeberin nicht einmal das Abwarten der Kündigungsfrist zuzumuten ist.

In der Praxis werden vor allem folgende Fallgruppen anerkannt, jeweils abhängig von den konkreten Umständen:

• Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug zulasten der Arbeitgeberin
• Tätlichkeiten, schwere Beleidigungen oder ernsthafte Drohungen gegen Vorgesetzte oder Kolleginnen
• beharrliche Arbeitsverweigerung trotz klarer Anweisung
• Konkurrenzierung der Arbeitgeberin oder Verrat von Geschäftsgeheimnissen
• grobe Verletzung von Sicherheits- oder Sorgfaltspflichten mit erheblichem Schadenpotenzial

Bei leichteren Verfehlungen zuerst verwarnen

Nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt sofort die fristlose Kündigung. Bei weniger schweren Verstössen verlangt die Rechtsprechung, dass die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer zuerst verwarnt. Die Verwarnung muss unmissverständlich zeigen, dass die Arbeitgeberin das Verhalten nicht duldet und im Wiederholungsfall die fristlose Kündigung droht.

Ein Beispiel dafür ist wiederholtes Zuspätkommen oder gelegentliche Nachlässigkeit, die für sich allein kein wichtiger Grund sind. Erst wenn das Verhalten trotz klarer, dokumentierter Verwarnung fortgesetzt wird, kann eine fristlose Kündigung in Betracht kommen.

Bei besonders schweren Verfehlungen wie etwa Diebstahl ist hingegen keine Verwarnung nötig. Hier ist der Vertrauensbruch von Anfang an so tief, dass die sofortige Auflösung gerechtfertigt sein kann.

Rasch handeln: die Reaktionsfrist einhalten

Der wohl häufigste Fehler in KMU betrifft das Timing. Wer fristlos kündigen will, muss dies rasch tun. Das Bundesgericht verlangt, dass die Kündigung innert weniger Arbeitstage nach Kenntnis des wichtigen Grundes ausgesprochen wird. In der Praxis gelten, je nach Fall und Betriebsgrösse, rund zwei bis drei Arbeitstage als Richtwert.

Wer zu lange zuwartet, signalisiert damit, dass ihm die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses offenbar doch zumutbar ist. Die fristlose Kündigung ist dann nicht mehr gerechtfertigt.

Eine gewisse Zusatzzeit wird zugestanden, wenn der Sachverhalt zuerst abgeklärt werden muss oder ein Gremium entscheiden muss. Diese Abklärungen müssen aber zügig und zielgerichtet erfolgen. Untätigkeit oder Zögern gefährdet die Kündigung.

Das richtige Vorgehen

Landet ein möglicher Fall bei Ihnen, empfiehlt sich ein strukturiertes, dokumentiertes Vorgehen. So behalten Sie den Überblick und schaffen zugleich die Beweisgrundlage für den Fall einer späteren gerichtlichen Auseinandersetzung.

• Sachverhalt sichern. Wer hat was, wann und wie festgestellt? Halten Sie Zeugen, Dokumente und Beweismittel sofort schriftlich fest.
• Schwere prüfen. Handelt es sich um einen wichtigen Grund oder um eine Verfehlung, die zuerst eine Verwarnung verlangt?
• Verwarnung prüfen. Gab es bereits eine dokumentierte Verwarnung für vergleichbares Verhalten?
• Anhörung. Geben Sie der betroffenen Person Gelegenheit, sich zu den Vorwürfen zu äussern. Das ist zwar keine strenge Gültigkeitsvoraussetzung, aber fair und stärkt Ihre Position.
• Frist beachten. Entscheiden und handeln Sie rasch, sobald der Sachverhalt geklärt ist.
• Schriftlich kündigen. Sprechen Sie die Kündigung schriftlich aus und nennen Sie auf Verlangen die Gründe.
• Zustellung sichern. Achten Sie auf einen nachweisbaren Zugang, etwa per Einschreiben oder gegen Empfangsbestätigung.

Form und Begründung der Kündigung

Grundsätzlich ist die fristlose Kündigung an keine besondere Form gebunden, ausser der Arbeitsvertrag oder ein Gesamtarbeitsvertrag verlangt Schriftlichkeit. In der Praxis sollten Sie jedoch immer schriftlich kündigen. Nur so lässt sich später beweisen, wann und mit welchem Inhalt gekündigt wurde.

Nach Art. 337 Abs. 1 OR muss die kündigende Partei die Gründe auf Verlangen der Gegenseite schriftlich mitteilen. Formulieren Sie die Begründung sorgfältig und konkret. Vage Formulierungen schwächen Ihre Position, falls es zum Streit kommt. Nachträglich vorgeschobene Gründe, die im Kündigungszeitpunkt noch gar nicht bekannt waren, zählen grundsätzlich nicht.

Folgen einer ungerechtfertigten fristlosen Kündigung

Kündigt die Arbeitgeberin fristlos, obwohl kein wichtiger Grund vorliegt, ist die Kündigung dennoch wirksam. Das Arbeitsverhältnis endet sofort. Der Arbeitnehmer kann aber Ersatzansprüche geltend machen. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf das, was er bei Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist verdient hätte. Zusätzlich kann das Gericht eine Entschädigung von bis zu sechs Monatslöhnen zusprechen. Was er in dieser Zeit anderweitig verdient oder zu verdienen absichtlich unterlassen hat, wird angerechnet. Für ein KMU kann eine ungerechtfertigte fristlose Kündigung damit deutlich teurer werden als eine ordnungsgemässe Beendigung. Das unterstreicht, warum die sorgfältige Prüfung so wichtig ist.

Die häufigsten Fehler auf einen Blick

Aus der Praxis lassen sich die typischen Stolpersteine gut zusammenfassen:

• zu langes Zuwarten und damit Verlust der Reaktionsfrist
• fristlose Kündigung bei leichteren Verfehlungen ohne vorherige Verwarnung
• unzureichende Dokumentation des Sachverhalts und der Beweise
• keine Anhörung der betroffenen Person
• Stützung auf Beweise, die unrechtmässig beschafft wurden
• nachträgliches Nachschieben von Gründen, die im Kündigungszeitpunkt unbekannt waren
• emotionale Entscheidung im Affekt statt nüchterner Prüfung

Prüfen Sie jeden potenziellen Fall nüchtern: Wie schwer wiegt das Fehlverhalten wirklich? Brauchen wir zuerst eine Verwarnung? Und vor allem, handeln wir schnell genug? Halten Sie den Sachverhalt lückenlos schriftlich fest, hören Sie die betroffene Person an und entscheiden Sie zügig. Weil eine ungerechtfertigte fristlose Kündigung ein KMU teuer zu stehen kommen kann und jeder Fall stark von den Umständen abhängt, sollten Sie in vor dem Kündigungsentscheid eine fachkundige arbeitsrechtliche Beratung beiziehen.